Privacybeleid SendPier

Versie: augustus 2026
Ingangsdatum: 18 augustus 2026

Bedrijfsgegevens

Handelsnaam: SendPier
KvK-nummer: 24408946
Btw-nummer: NL001103449B86
Land: Nederland
E-mail: info@sendpier.com
Controlepaneel: cp.sendpier.com

Inleiding

SendPier hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten van SendPier en op het gebruik van ons controlepaneel (cp.sendpier.com).

SendPier verwerkt persoonsgegevens in twee hoedanigheden:

Als verwerkingsverantwoordelijke: voor gegevens van onze eigen klanten (accounthouders), zoals naam en e-mailadres. Dit beleid heeft betrekking op deze verwerkingen.
Als verwerker: wanneer klanten via onze dienst e-mails verzenden naar hun ontvangers, verwerken wij de gegevens van die ontvangers in opdracht van de klant. Deze verwerking is geregeld in de verwerkersovereenkomst (DPA) die onderdeel vormt van onze algemene voorwaarden.

Artikel 1. Persoonsgegevens die wij verwerken

SendPier verwerkt de volgende persoonsgegevens van klanten (accounthouders):

Naam en bedrijfsnaam
E-mailadres
IP-adres (bij aanmelden, inloggen en gebruik van de dienst)
Betaalgegevens (via onze betalingsprovider)
Domein(en) die u heeft gekoppeld aan uw account
Verzend- en afleverstatistieken van uw e-mailverkeer
Communicatie die u met ons heeft, zoals supportverzoeken

Wij verwerken geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens.

Artikel 2. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, op basis van de aangegeven rechtsgronden:

a. Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b AVG)

Het aanmaken en beheren van uw account
Het leveren van de dienst (SMTP-relay, programmeerkoppeling, domeinverificatie)
Het verwerken van betalingen en het versturen van facturen
Het bieden van technische ondersteuning

b. Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, sub c AVG)

Het bewaren van financiële administratie conform de Nederlandse belastingwetgeving

c. Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f AVG)

Het beveiligen van onze dienst en het detecteren van misbruik
Het monitoren van technische werking en beschikbaarheid
Het verbeteren van de dienstverlening op basis van gebruiksstatistieken

Artikel 3. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

Categorie	Bewaartermijn
Accountgegevens (naam, e-mail)	Tot 30 dagen na beëindiging van het account
Financiële administratie (facturen, betaalgegevens)	7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Verzend- en serverlogboeken	365 dagen voor alle klanten, ongeacht het pakket
Communicatie met ondersteuning	3 jaar na laatste contact
IP-adressen in serverlogs	30 dagen

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd. Herstel is daarna niet meer mogelijk.

Voor verzend- en serverlogboeken geldt daarbij het volgende onderscheid. De bewaartermijn is voor alle klanten gelijk: 365 dagen, ongeacht het gekozen pakket. Uw pakket bepaalt uitsluitend de zichtbare historie: hoever u in het controlepaneel, via de API en via onze koppelingen kunt terugkijken. Die historie is 1 dag bij Gratis, 30 dagen bij Skiff, 90 dagen bij Clipper en 365 dagen bij Fleet, en geldt voor alle domeinnamen in uw account. Gegevens buiten uw zichtbare historie zijn verborgen, niet verwijderd: gaat u naar een hoger pakket, dan zijn zij binnen de 365 dagen direct weer zichtbaar. Na 365 dagen volgt een daadwerkelijke verwijdering; die gegevens zijn niet gearchiveerd en niet herstelbaar.

Artikel 4. Delen met derden

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij kunnen uw gegevens wel delen met de volgende categorieën ontvangers:

Sub-verwerkers (partijen die gegevens namens ons verwerken):

Partij	Doel	Vestigingsland
HostingSquad	Hosting van de e-mailinfrastructuur	Nederland
HostingSquad	Hosting van het controlepaneel (cp.sendpier.com)	Nederland
HostFact	Facturatie en abonnementsbeheer	Nederland

Met alle sub-verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten of gelden de standaard contractuele clausules van de Europese Commissie (voor verwerkers buiten de EER).

Wettelijke verplichtingen:
Wij kunnen uw gegevens verstrekken aan overheidsinstanties of toezichthouders indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Artikel 5. Gegevensbeveiliging

SendPier neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of onrechtmatige verwerking. Voorbeelden hiervan zijn:

Versleutelde verbindingen (TLS/SSL) voor alle communicatie
Tweestapsverificatie voor toegang tot beheersystemen
Toegangsbeperking: alleen bevoegd personeel heeft toegang tot persoonsgegevens
Regelmatige back-ups van accountgegevens

Bij een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte, conform artikel 34 AVG.

Artikel 6. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
Recht op wissing: u kunt verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
Recht op beperking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te ontvangen.
Recht op intrekking van toestemming: indien wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar info@sendpier.com. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Hoge Nieuwstraat 8, 2514 EL Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Artikel 7. Cookies

Het controlepaneel van SendPier (cp.sendpier.com) maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het systeem, zoals het bijhouden van uw inlogsessie. Deze cookies bevatten geen persoonsgegevens van analytische of commerciële aard en worden uitsluitend geplaatst op basis van ons gerechtvaardigd belang een werkende dienst te leveren.

Wij plaatsen geen tracking- of marketingcookies.

Artikel 8. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd via het controlepaneel en/of per e-mail. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via cp.sendpier.com.

Voor vragen over dit privacybeleid: info@sendpier.com